Případová studie: Jak si Tomáš digitalizoval administrativu ve svých tělocvičnách

Stačí mu tablet a ProKlub.

Klub založil sám Tomáš na zelené louce a postupně rozvinul působení. Dnes pracuje s 5 certifikovanými instruktory. Učí ve dvou tělocvičnách a poskytují lekce pro děti, mládež i dospělé.

Jak klub rostl, vršilo se spoustu záznamů o členech a administrativa začala zabírat čím dál víc času. Ještě větší zátěž přišla se začátky GDPR.

Výchozí stav: Klub se potýkal s nadměrnou administrativou, která nefungovala.

Tomáš: „Registrace nových žáků probíhala papírově. Pro docházku i databázi kontaktů jsme používali excelovské tabulky, které nebyly vzájemně propojené. Platby jsme kontrolovali jednu po druhé přes internetové bankovnictví. Všechno bylo nepřehledné a pomalé.“ 

3 důvody, které přiměly majitele přemýšlet o změně: 

Náročná
administrativa
Špatný přehled pro
trenéry v reálném čase
Zkreslené finance

Od kolegy Igora se dozvěděl, že vyvinul jedinečný software pro kluby a trenéry. Na trhu do té doby totiž neexistovalo nic, co by pomohlo zefektivnit aktivity spojené s vedením klubu. Tomáše přínosy a propracovanost ProKlubu oslovily, a tak se o celém systému pobavili.

Zanedlouho přišlo definitivní rozhodnutí. Jdeme do toho. Hlavní důvod zněl jasně:

Nestíháme, chceme učit a ne sedět u počítače.

Igor: „Tomáš měl zaběhnutý systém s tabulkami a papíry. Pro stovky klientů bylo potřeba upravit způsob přihlašování, potvrzování a placení, což nebylo na první pohled jednoduché. “

Výsledky: Spokojenost na všech stranách

V DATKO.TECH se změnami systému věnujeme už několik let s korporátní klientelou. Máme vyvinutý jednoduchý proces, který migraci na nový systém zjednoduší. A bylo to tak – členové elektronickou komunikaci přijali velmi rychle a ulehčila jim život s placením, informacemi a doklady. Členové přestali složitě vypisovat údaje na papír, ale v klidu domova vyplnili pár kolonek v registračním formuláři na webu. Trenéři začali mít skvělý přehled o docházce, kontaktech a platbách, včetně vyřízení dokladů o zaplacení. Spokojenost začala vládnout na všech stranách. Nový systém ovlivnil nejen Tomáše, ale i jeho tým.

Tomáš: „Konečně jsme se zbavili papírových přihlášek a trenéři mohli svoje třídy sledovat v reálném čase na mobilu.“

PŘEDPO
PlatbyNepřehledné, pomalé- Excel a Internet
banking, komunikace
s účetní
Jednodušší,
přehlednější,
bez debat a vytáček
klientů
;
klienti si sami hlídají
platby
E-maily Neustálé překlikávání – Outlook, kopírování
e-mailových adres
Okamžité odeslání
e-mailů
třídě a těm
správným lidem
Registrace
a docházka
Nepřehledné,
zdlouhavé,
s chybějícími daty
Ihned vidíme
kompletní
informace
o svých
studentech
Ušetřené stovky hodin v čase náborů. Dnes místo kopírování v tabulkách a neúplných detailech máme pořádek. Ušetřený čas věnujeme na marketing a oslovení potenciálních členů. Dnes mám 3x víc členů a bez optimalizace bychom byli ztraceni.

Zavedení nového systému znamenalo pro majitele úlevu od stresu. Systém naplnil a dokonce předčil jeho očekávání (od finančních kontrol po docházku, e-maily klientům, registrace apod.).

Tomáš: „Během prvních dnů používání aplikace mě překvapila její jednoduchost. Ze začátku jsem se toho trochu obával, ale naštěstí zbytečně.“ 

Vize do budoucna: Neustálý vývoj

Igor: „Aplikaci neustále vyvíjíme a chceme, aby eliminovala jakoukoliv manuální činnost. Chceme software, co jedním klikem na mobilu vyřeší vše. Plánujeme aplikaci propojit s dalšími systémy, mobilní aplikaci a jít do světa.“  

Doporučení na závěr

Tomáš: „Jednoznačně doporučuju aplikaci vzít a na nic nečekat. Říkám to každému, kdo se našemu oboru věnuje.“

Krav Maga Tým Tesař

Vyučující sebeobrany Krav Maga Tým Tesař (www.kravmaga-ostrava.cz) používají ProKlub od ledna 2018.

Změny v klubu. Jak se s nimi naučit pracovat?

Bránit se změnám znamená bránit se realitě. Přečtěte si, proč jsou změny pro vás i klub tolik důležité.

Doba se mění. Nebraňte se tomu. Jedině tak dosáhnete úspěchu. 

Sotva jsme se po revoluci svobodně zorientovali, nasadili na nás internet. V roce 1992 bylo Česko 39. připojenou zemí. Od té doby se všechno mění rapidně a nám nezbývá, než s tímto vývojem držet krok. 

Pokračovat ve čtení „Změny v klubu. Jak se s nimi naučit pracovat?“

Jak zaplnit zbývající místa v kurzech? Oslovte zájemce způsobem šitým na tělo (3. část)

Objevte kouzlo remarketingu – promluvte k publiku znovu a lépe. Tak, že si vyberou právě váš klub.

V minulém článku jste se dočetli, co je remarketing a jak ho využít pro nábor nových členů. Díky pixelu a reklamě jste si začali budovat základy pro přilákání potenciálních zákazníků. Dnes vám ukážeme, jak celý proces ještě vylepšit. Využijete totiž cílení na publikum, které vás už navštívilo.

Pokračovat ve čtení „Jak zaplnit zbývající místa v kurzech? Oslovte zájemce způsobem šitým na tělo (3. část)“

Začněte plnit své třídy ve 3 krocích – včetně návodu na FB reklamu (2. část)

Prohlédnete si nějaký web a pak se vám zobrazuje jejich reklama? To byl remarketing.
V článku si stáhněte návod, který vám celý postup vysvětlí krok po kroku.

Až 99 % návštěvníků vašeho webu se na první dobrou na kurz nepřihlásí. Znamená to, že jste propásli šanci? Vůbec ne. Oslovte je ještě jednou a pravděpodobnost úspěchu mnohonásobně stoupne! V tomto článku vám ukážeme, jak nastavit pixel, okruhy uživatelů pro remarketing a „startovací“ reklamu.

Pokračovat ve čtení „Začněte plnit své třídy ve 3 krocích – včetně návodu na FB reklamu (2. část)“

5 zásadních způsobů, jak přilákáte nové členy do klubu (1. část)

Klub je založený na svých členech. Někteří odcházejí, jiní přicházejí. Aby váš klub rostl a vydělával, potřebujete co nejmíň odcházejících a co nejvíc nových. Hlavní téma, které se každý den honí hlavou majitelů klubů, je proto  1) jak získat nové členy a 2) jak si udržet ty stávající? 

Pokračovat ve čtení „5 zásadních způsobů, jak přilákáte nové členy do klubu (1. část)“

Vaše pověst raketově stoupne! Víme, co rozhodne o úspěchu vašeho klubu

Dnešní uspěchaná doba si žádá rychlou odpověď, na všechno. Kdo (rychle) nekomunikuje, jako by nežil. Nebuďte si nikdy jistí tím, že máte klienta v kapse. Jestli s vámi a vaší organizací nebude spokojený, na další kurzy ani semináře už se nezapíše. Konkurence je obrovská.

Pokračovat ve čtení „Vaše pověst raketově stoupne! Víme, co rozhodne o úspěchu vašeho klubu“

Jak sportovat levněji s příspěvky VZP?

Vaši klienti můžou od VZP dostat příspěvek na sportovní aktivity svých dětí  – jste na to připraveni? Pokud nebudou mít vaše faktury všechny potřebné informace, vaši klienti budou tlačit. Často se stává, že informovanost pokulhává a zjištění přijde za pět minut dvanáct. Doklad musí být nejdéle 3 měsíce starý. Čas běží.

Pokračovat ve čtení „Jak sportovat levněji s příspěvky VZP?“

Kontroluj své třídy jediným tlačítkem

Nestačí se usmívat – udržet lidi na pravidelných hodinách klubu vyžaduje mnohem víc. Na docházce hodně záleží. Stojí na ní pověst dobrého trenéra a profit klubu. Takže se o své třídy starejte a pravidelně sledujte, co se v nich odehrává. Máme pro vás souhrn toho, co lidi na tréninky táhne a proč naopak odcházejí.

Pokračovat ve čtení „Kontroluj své třídy jediným tlačítkem“

Připravte se na EET – hořkosladký příběh s nejasným koncem

I když to tak zatím nevypadá, EET čeká i vás. Protože chceme jako stát vybírat větší množství daní a posvítit si na leváky, musíme něco obětovat. Čas, peníze, nervy a možná starou pokladnu. Ať už jako majitelé sportovních klubů a trenéři začnete evidovat letos nebo příští rok, vyplatí se být připraveni.

Pokračovat ve čtení „Připravte se na EET – hořkosladký příběh s nejasným koncem“

Pozor, hlášení: Reporty se hlásí o slovo

„Hoď to do reportu“ se v dnešní době používá skoro tak často jako „Dobrý den“. Velké firmy už v tom jedou dlouho a malé pomalu začínají chápat proč. 70 % času ušetřeného na odměňování lidí zní přece úžasně.

Pokračovat ve čtení „Pozor, hlášení: Reporty se hlásí o slovo“