Případová studie: Jak si Tomáš digitalizoval administrativu ve svých tělocvičnách

Stačí mu tablet a ProKlub.

Klub založil sám Tomáš na zelené louce a postupně rozvinul působení. Dnes pracuje s 5 certifikovanými instruktory. Učí ve dvou tělocvičnách a poskytují lekce pro děti, mládež i dospělé.

Jak klub rostl, vršilo se spoustu záznamů o členech a administrativa začala zabírat čím dál víc času. Ještě větší zátěž přišla se začátky GDPR.

Výchozí stav: Klub se potýkal s nadměrnou administrativou, která nefungovala.

Tomáš: „Registrace nových žáků probíhala papírově. Pro docházku i databázi kontaktů jsme používali excelovské tabulky, které nebyly vzájemně propojené. Platby jsme kontrolovali jednu po druhé přes internetové bankovnictví. Všechno bylo nepřehledné a pomalé.“ 

3 důvody, které přiměly majitele přemýšlet o změně: 

Náročná
administrativa
Špatný přehled pro
trenéry v reálném čase
Zkreslené finance

Od kolegy Igora se dozvěděl, že vyvinul jedinečný software pro kluby a trenéry. Na trhu do té doby totiž neexistovalo nic, co by pomohlo zefektivnit aktivity spojené s vedením klubu. Tomáše přínosy a propracovanost ProKlubu oslovily, a tak se o celém systému pobavili.

Zanedlouho přišlo definitivní rozhodnutí. Jdeme do toho. Hlavní důvod zněl jasně:

Nestíháme, chceme učit a ne sedět u počítače.

Igor: „Tomáš měl zaběhnutý systém s tabulkami a papíry. Pro stovky klientů bylo potřeba upravit způsob přihlašování, potvrzování a placení, což nebylo na první pohled jednoduché. “

Výsledky: Spokojenost na všech stranách

V DATKO.TECH se změnám systému věnujeme už několik let s korporátní klientelou. Máme vyvinutý jednoduchý proces, který migraci na nový systém zjednoduší. A bylo to tak – členové elektronickou komunikaci přijali velmi rychle a ulehčila jim život s placením, informacemi a doklady. Členové přestali složitě vypisovat údaje na papír, ale v klidu domova vyplnili pár kolonek v registračním formuláři na webu. Trenéři začali mít skvělý přehled o docházce, kontaktech a platbách, včetně vyřízení dokladů o zaplacení. Spokojenost začala vládnout na všech stranách. Nový systém ovlivnil nejen Tomáše, ale i jeho tým.

Tomáš: „Konečně jsme se zbavili papírových přihlášek a trenéři mohli svoje třídy sledovat v reálném čase na mobilu.“

PŘEDPO
PlatbyNepřehledné, pomalé- Excel a Internet
banking, komunikace
s účetní
Jednodušší,
přehlednější,
bez debat a vytáček
klientů
;
klienti si sami hlídají
platby
E-maily Neustálé překlikávání – Outlook, kopírování
e-mailových adres
Okamžité odeslání
e-mailů
třídě a těm
správným lidem
Registrace
a docházka
Nepřehledné,
zdlouhavé,
s chybějícími daty
Ihned vidíme
kompletní
informace
o svých
studentech
Ušetřené stovky hodin v čase náborů. Dnes místo kopírování v tabulkách a neúplných detailech máme pořádek. Ušetřený čas věnujeme na marketing a oslovení potenciálních členů. Dnes mám 3x víc členů a bez optimalizace bychom byli ztraceni.

Zavedení nového systému znamenalo pro majitele úlevu od stresu. Systém naplnil a dokonce předčil jeho očekávání (od finančních kontrol po docházku, e-maily klientům, registrace apod.).

Tomáš: „Během prvních dnů používání aplikace mě překvapila její jednoduchost. Ze začátku jsem se toho trochu obával, ale naštěstí zbytečně.“ 

Vize do budoucna: Neustálý vývoj

Igor: „Aplikaci neustále vyvíjíme a chceme, aby eliminovala jakoukoliv manuální činnost. Chceme software, co jedním klikem na mobilu vyřeší vše. Plánujeme aplikaci propojit s dalšími systémy, mobilní aplikaci a jít do světa.“  

Doporučení na závěr

Tomáš: „Jednoznačně doporučuju aplikaci vzít a na nic nečekat. Říkám to každému, kdo se našemu oboru věnuje.“

Krav Maga Tým Tesař

Vyučující sebeobrany Krav Maga Tým Tesař (www.kravmaga-ostrava.cz) používají ProKlub od ledna 2018.

Chcete inspiraci, jak nastartovat váš klub? Podívejte se, jak to může fungovat. ↓↓↓