Jak Choketopus nasadil páku klubové administrativě

Případová studie

proklub

2 zakladatelé

5 let práce na vlastní vizi

Dnes 18 instruktorů

3 lokality v Praze

Široký záběr – BJJ, Krav Maga, jóga, silové tréninky

Top fighterské oblečení vyrobeno v ČR

Grappling challenge

Status Quo: Kolegové neměli přehled o řízení.

Martin: „Evidenci členů jsme dělali přes excelové tabulky. Při rostoucím počtu instruktorů a členů docházelo k chybám v evidenci docházky a plateb.  Proto jsme začali zjišťovat, co je na trhu. Hledali jsme systém, který se postará o všechno. Jak právní náležitosti, přihlašování, docházku a platby, tak komunikaci s členy. Hlavně, aby fungoval jednoduše.“

3 důvody, které přiměly majitele přemýšlet o změně

Často nevybrané poplatkyNulové propojení registrace s webem a reklamou (PPC, FB)Těžkopádná komunikace

Hledali na internetu a přes známé. Narazili na ProKlub a objednali si prezentaci. Zjistili, že do prostředí jejich klubu perfektně sedí. Po zvážení své situace přešli na plnou verzi, která všem skutečně odbourala nadbytečnou administrativu.

Martin: „Měli jsme řešení na míru, které nebylo vyvíjené pro bojové sporty. ProKlub vychází z bojových sportů a obsahuje stovky funkcí. My jsme si nebyli jistí, jestli je tam přesně to, co potřebujeme. Chtěli jsme investovat do systému, který zastřeší celkovou administraci. Proto jsme demo verzi ProKlubu důkladně testovali s kolegyní, která se věnuje testování softwaru. Po pečlivém vyzkoušení jsme rychle zjistili, že ProKlub přesně pasuje na naše potřeby, a šli jsme do toho. Nyní po měsících užívání si Proklubu nesmírně vážím. Nedokážu si představit návrat k excelu a papírové evidenci.“ 

Osahali jsme si to v praxi a máme jasno – systém odpovídá požadavkům a navíc za přijatelnou cenu.

Výsledek: Kolegové i partneři si změnu pochvalují.

Instruktoři a členové elektronickou komunikaci přijali velmi rychle a ulehčila jim práci s placením, informacemi a doklady. Členové se začali díky lepší komunikaci více zapojovat. Trenéři začali mít skvělý přehled o docházce, kontaktech a platbách, včetně vyřízení dokladů o zaplacení. Nový systém pozitivně ovlivnil všechny v BJJ klubu.

Martin: „Konečně jsme se zbavili krkolomných procesů a máme pod kontrolou docházku i platby.“ 

PŘEDPO
Platby Excel, kontrola plateb v internet bankingu, nepřehledné Jednodušší, přehlednější, automatizované
E-maily Časté překlikávání mezi Outlookem a docházkou v Excelu Rychlá a jednoduchá komunikace, využívají všichni
Registrace
a docházka
Zdlouhavé, nepřehledné, s chybějícími informacemi Kompletní informace o členech jsou k dispozici hned, na PC i mobilu, uživatelé dostávají přesné instrukce e-mailem

Zavedení ProKlubu znamenalo lepší zákaznické služby a nové členy.

Martin: „Překvapila mě jednoduchost systému. Provoz klubu je teď mnohem víc profi.“  

Vize do budoucna

Igor: „Chceme, aby se majitelé klubů věnovali své práci – trénovali, vzdělávali a rozvíjeli svoji značku. Proto systém neustále inovujeme a automatizujeme veškeré úkony. Plánujeme propojení s dalšími systémy a expanzi do světa. Máme novinku – Mobilní aplikace pro rychlou evidenci docházky. Je to skvělá funkce! Načtení kódu u docházky urychluje evidenci, hlavně když běží několik tříd současně. “

Doporučení na závěr

Martin: „Pro kluby s více než jedním instruktorem systém určitě doporučuji. Ulehčí a zefektivní práci.“  

Vyučující v Choketopus Gym (www.choketopusgym.cz) používají ProKlub od května 2019.

Chcete inspiraci, jak nastartovat váš klub? Podívejte se, jak to může fungovat. ↓↓↓